Registro di protocollo e segnatura
Numerazione progressiva non modificabile, dati di registrazione completi e segnatura apposta sul documento con l'identificativo dell'Area Organizzativa Omogenea.
DPR 445/2000 · artt. 53 e 55
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Il protocollo di ARXivar,
a norma davvero.
Dal titolario alla conservazione, Arx_PPN completa il protocollo standard di ARXivar e lo porta dove le Pubbliche Amministrazioni devono arrivare: registro e segnatura secondo il TUDA, fascicolo e classificazione, metadati completi, interoperabilità tra AOO e versamento in conservazione. Un modulo, non una personalizzazione usa e getta.
Su ARXivar, oggi, non conosciamo nessun altro che arrivi fin qui
Non è una formula pubblicitaria: a nostra conoscenza Arx_PPN è oggi l'unica soluzione che copre in modo integrato l'intero ciclo del protocollo informatico su ARXivar — non una funzione isolata, ma la catena completa dalla registrazione alla conservazione. È il risultato di anni di lavoro sulla piattaforma e sulla norma, non di un adattamento dell'ultimo momento.
Preferiamo però che a convincerti non sia questa frase, ma le sette voci qui sotto: ognuna con le fonti di riferimento, accanto.
Demo
Protocolla e instrada in 3 click
Il protocollo a norma non deve costare tempo all'operatore. Nel video la modalità più immediata: si trascina il documento in una cartella del proprio PC e il sistema fa il resto — registrazione, segnatura e instradamento all'ufficio competente. È una delle modalità di acquisizione disponibili: le altre, a partire dalla PEC in ingresso, le mostriamo nella demo.
Il video non parte? Scarica il filmato (MP4).
Ambiente di dimostrazione attivo
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Preferisci metterci le mani?
Il video mostra una sola delle modalità di acquisizione. Nella demo standard percorriamo il ciclo completo su un ambiente di dimostrazione sempre disponibile: PEC in ingresso, registrazione e segnatura, fascicolo e titolario, interoperabilità tra AOO e versamento in conservazione. Ci colleghiamo insieme: niente da installare, nessun impegno.
Il perimetro
Cosa significa, in concreto, «Protocollo a Norma»
Sette funzioni che concorrono a supportare una corretta gestione del protocollo informatico. Accanto a ciascuna sono indicate le principali fonti di riferimento: è il modo più rapido per capire dove il vostro sistema attuale è solido e dove va integrato.
Titolario e fascicolo
Piano di classificazione d'archivio e fascicolazione per procedimento, con le aggregazioni documentali gestite in modo coordinato su tutta l'AOO.
DPR 445/2000 · art. 64 · CAD art. 41File segnatura.xml
Generazione del file di segnatura informatica conforme allo schema ufficiale, con i codici IPA dell'amministrazione e dell'AOO obbligatori nell'identificatore.
Allegato 6 alle Linee Guida AgIDSigillo XAdES sulla segnatura
Apposizione alla segnatura di protocollo di un sigillo elettronico qualificato in formato XAdES Baseline B, per garantirne autenticità e integrità e assicurare il collegamento con il documento principale e gli allegati tramite le relative impronte.
Allegato 6 · Reg. UE 910/2014 (eIDAS)Riconciliazione completa
Documenti, fascicoli, procedimenti, allegati e ricevute PEC riportati sempre alla pratica corretta, senza interventi manuali e senza orfani in archivio.
CAD · artt. 40-bis e 41 c. 2-terInteroperabilità AOO-to-AOO
Scambio di documenti protocollati fra amministrazioni: segnatura informatica allegata al messaggio, codici IPA di amministrazione e AOO, aggancio ai domicili digitali pubblicati in IPA e protocollazione automatica in ingresso.
Allegato 6 · CAD art. 47 c. 3Versamento in conservazione
Trasmissione del registro giornaliero di protocollo al sistema di conservazione entro la giornata lavorativa successiva e produzione dei pacchetti di versamento secondo le modalità definite nel manuale di conservazione dell'ente.
Linee Guida AgID · §§ 3.1.6 e 4.7 · CAD art. 44Il quadro di riferimento, aggiornato
Il DPCM 2013 non è più il riferimento esclusivo
È ancora frequente leggere di protocollo «conforme al DPCM 3 dicembre 2013». Richiamare soltanto quel decreto non è più sufficiente. Le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, adottate con Determinazione n. 407/2020, aggiornate con Determinazione n. 371/2021 e applicabili dal 1° gennaio 2022, hanno sostituito le previgenti regole tecniche sulla formazione del documento informatico e sulla conservazione.
Del DPCM 3 dicembre 2013 sul protocollo informatico restano applicabili soltanto le disposizioni espressamente richiamate dalle Linee Guida:
- art. 2 c. 1
- art. 6
- art. 9
- art. 18 cc. 1 e 5
- art. 20
- art. 21
Sono invece integralmente abrogati sia il DPCM 13 novembre 2014, sia il DPCM 3 dicembre 2013 recante le regole tecniche sul sistema di conservazione; la Circolare AgID n. 60/2013 sulla segnatura di protocollo è stata a sua volta abrogata e sostituita dall'Allegato 6 alle Linee Guida. Chi oggi si orienta ancora su quei testi sta progettando su una base superata.
Resta il riferimento fondamentale, nel testo vigente, il DPR 445/2000: il Testo Unico che fonda la disciplina del protocollo informatico — registro, registrazione, segnatura, classificazione, Aree Organizzative Omogenee e servizio per la gestione documentale.
La conformità complessiva non dipende dal solo software: concorrono la configurazione del sistema, i manuali di gestione e di conservazione adottati dall'ente, le procedure organizzative e il servizio di conservazione utilizzato.
Aggiorniamo questa pagina ogni volta che il quadro cambia. Se stai predisponendo un capitolato o un manuale di gestione e vuoi un riscontro puntuale sulle fonti, scrivici: è il genere di verifica che facciamo volentieri.
Fonti
Riferimenti normativi ufficiali
Link ai testi in vigore, non alle bozze. Sono gli stessi documenti su cui è costruito Arx_PPN.
- TUDA DPR 445/2000 — Testo Unico documentazione amministrativa La fonte primaria del protocollo informatico: artt. 50–69
- CAD D.lgs. 82/2005 — Codice dell'Amministrazione Digitale Artt. 40-bis, 41, 44, 47 e 6-ter (Indice dei domicili digitali)
- AgID Linee Guida sul documento informatico — pagina ufficiale AgID Testo delle Linee Guida e tutti gli allegati in vigore
- PDF Linee Guida AgID — testo integrale (PDF) Determinazione AgID n. 407/2020, aggiornata dalla n. 371/2021 · applicabili dal 1° gennaio 2022
- All. 5 Allegato 5 — I Metadati Soggetti, ruoli, dati di registrazione e metadati del fascicolo
- All. 6 Allegato 6 — Comunicazione tra AOO di documenti protocollati Schema della segnatura informatica; sostituisce la Circolare AgID 60/2013
- IPA Indice dei domicili digitali della PA (IPA) Un'AOO per ciascun registro di protocollo, con PEC pubblicata
- eIDAS Regolamento (UE) 910/2014 — eIDAS, testo consolidato Firme e sigilli elettronici qualificati, formato XAdES
- DPCM DPCM 3 dicembre 2013 — regole tecniche protocollo Abrogato, salvo gli articoli richiamati dalle Linee Guida
Perché Tittisoft
Conoscere la norma è metà del lavoro
L'altra metà è farla funzionare dentro ARXivar senza stravolgere il modo in cui le persone lavorano. È esattamente il punto in cui la maggior parte dei progetti si ferma.
Un modulo, non una personalizzazione
Arx_PPN è un prodotto nostro, versionato e manutenuto. Si aggiorna quando cambia la norma, senza rimettere mano al progetto dell'ente.
Competenza documentale, non solo software
Titolario, fascicolo, AOO, manuale di gestione, versamento in conservazione: parliamo la lingua del responsabile della gestione documentale, non solo quella dell'IT.
Partiamo da dove sei
Analizziamo il sistema documentale in esercizio, individuiamo gli scostamenti rispetto alle Linee Guida e proponiamo un percorso graduale. Nessun big bang.
Il tuo protocollo è davvero a norma?
Due modi per scoprirlo, entrambi senza impegno: una sessione sul nostro ambiente di dimostrazione, per vedere Arx_PPN al lavoro su un ciclo completo, oppure un'analisi tecnica gratuita del sistema documentale che usate oggi, con il quadro degli scostamenti rispetto alle Linee Guida AgID e le priorità di intervento.